1. Majlis  Perpisahan dan Persaraan Kementerian/Jabatan tidak perlu diadakan. Para pesara akan diraikan di Majlis Persaraan Peringkat Negeri.

1. Majlis sambutan perayaan di Peringkat Kementerian/Jabatan seperti Sambutan Hari Raya, Hari Krismas dan Tahun Baru Cina yang menggunakan peruntukan Kerajaan Negeri tidak perlu diadakan.

1. Ketua Jabatan hendaklah memantau dan memastikan Kenderaan Jabatan digunakan untuk tujuan rasmi sahaja.
2. Penggunaan bahan bakar/minyak kenderaan hendaklah dikawal.

1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan penggunaan utiliti dibuat secara berjimat cermat dan terkawal.

1. Semua permohonan baharu bagi pengubahsuaian ruang pejabat Kementerian, Jabatan, Badan-Badan Berkanun, Agensi Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan adalah dibekukan.

1. Kementerian, Jabatan, Badan-Badan Berkanun, Agensi Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan hendaklah mengoptimumkan penggunaan ruang pejabat sedia ada untuk mengurangkan sewaan premis bagi kegunaan sebagai pejabat.

1. Penggantian alat kelengkapan pejabat dihadkan kepada alat-alat kelengkapan yang rosak dan telah disyorkan untuk pelupusan.

1. Pembelian stok pejabat hendaklah dikawal mengikut keperluan semasa. Pembelian stok berlebihan hendaklah dielakkan.

1. Perjalanan rasmi bagi tujuan menghadiri persidangan, seminar, kursus, bengkel dan pameran di luar negara adalah dihadkan kepada sekali setahun untuk maksima dua orang pegawai sahaja bagi setiap organisasi.
2. Jika terdapat keperluan mendesak melebihi ketetapan di atas, maka kelulusan khas daripada Setiausaha Kerajaan Negeri hendaklah diperolehi terlebih dahulu.

1. Semua lawatan sambil belajar secara berkumpulan di luar negeri Sabah adalah dibekukan.

1. Semua Kementerian, Jabatan, Badan-Badan Berkanun, Agensi Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan hendaklah mengurangkan penggunaan syarikat pengurusan acara (event management) serta pemberian saguhati dan cenderamata semasa penganjuran persidangan/seminar/pameran/mesyuarat/kursus/bengkel/majlis rasmi Kerajaan Negeri dan sebagainya.

1. Penyediaan baju korporat atau batik khas sempena majlis-majlis pelancaran untuk program-program Kerajaan Negeri hendaklah ditiadakan.

Garis panduan perbelanjaan berhemat telah berkuatkuasa pada 24 Mac 2016 menerusi Pekeliling Jabatan Ketua Menteri Bilangan 1 Tahun 2016.

Pekeliling ini bertujuan untuk memperkukuhkan lagi langkah-langkah dan arahan-arahan dalam Pekeliling berhubung Garis Panduan Perbelanjaan Berhemat JKM Bil.1/2014 bertarikh 28 Januari 2014 dan Pekeliling berhubung Garis Panduan Langkah-Langkah Penjimatan Perbelanjaan Mengurus JKM Bil.1/2015 bertarikh 13 Februari 2015.

Kerajaan Negeri memandang serius akan disiplin dan pematuhan langkah-langkah perbelanjaan berhemat. Oleh yang demikian, Setiausaha Tetap Kementerian, Ketua Jabatan Negeri, Ketua Badan Berkanun dan Ketua Agensi-agensi selaku Pegawai Pengawal adalah dipertanggungjawabkan dan diminta untuk mematuhi garis panduan ini.

Tidak. Keputusan pertimbangan Setiausaha Kerajaan Negeri tidak berdasarkan pertimbangan keputusan terdahulu. Setiap permohonan adalah dipertimbangkan secara satu persatu (case by case) dan bukan berdasarkan keputusan terdahulu.

Pertimbangan ini diteliti dan dilaksanakan berdasarkan Pekeliling, Peraturan, Garis Panduan, Surat Arahan atau sebarang arahan rasmi yang diputuskan oleh Kerajaan untuk memastikan pelaksanaan tadbir urus baik dan tatakelola kewangan yang berimpak tinggi.

Adalah diingatkan bahawa semua Ketua Jabatan selaku Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab memastikan segala peraturan dan arahan dipatuhi serta tidak berlaku sebarang ketirisan peruntukan, penyelewengan, rasuah dan salah guna kuasa.

Kegagalan mematuhi arahan ini boleh disifatkan sebagai ingkar perintah, tidak bertanggungjawab dan tidak berintegriti serta boleh dikenakan tindakan tatatertib di bawah Peraturan-Peraturan Perkhidmatan Awam Negeri Sabah 2008 (Kelakuan dan Tatatertib).

Sehubungan itu, tiada alasan dalam apa jua keadaan sekalipun sesuatu pelaksanaan persidangan/seminar/pameran/mesyuarat/kursus/bengkel/majlis rasmi Kerajaan Negeri diadakan tanpa kelulusan. Perkara ini adalah kerana:

Permohonan Pengecualian Pekeliling Jabatan Ketua Menteri Bilangan 1 Tahun 2016

Sekiranya sesuatu persidangan/seminar/pameran/mesyuarat/kursus/bengkel/majlis rasmi Kerajaan Negeri diadakan tanpa kelulusan, pihak Kementerian, Jabatan, Badan-Badan Berkanun, Agensi Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan akan mengalami kesulitan khususnya dalam prosedur pembayaran dan tatakelola kewangan. Sehubungan itu, kelulusan pengecualian Pekeliling Jabatan Ketua Menteri Bilangan 1 Tahun 2016 adalah masih wajib dipohon dan diperolehi untuk tujuan tersebut.

Permohonan yang lengkap hendaklah dikemukakan kepada Setiausaha Kerajaan Negeri melalui alamat yang berikut:

Setiausaha Kerajaan Negeri Sabah
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Sabah
Aras 28, Blok A, Menara Kinabalu,
88400 Kota Kinabalu, Sabah, Malaysia

Pihak Pemohon (Kementerian, Jabatan, Badan-Badan Berkanun, Agensi Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan) akan menerima e-mel rasmi daripada Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri mengenai pemakluman permohonan mereka.

E-mel seterusnya akan disampaikan selepas mendapat pertimbangan daripada Setiausaha Kerajaan Negeri sama ada permohonan tersebut mendapat persetujuan atau tidak. Pertimbangan keputusan  permohonan pengecualian daripada Setiausaha Kerajaan Negeri adalah muktamad.

Keputusan yang disampaikan adalah muktamad. Setiap permohonan telah diteliti dan dipertimbangkan berdasarkan peraturan-peraturan serta pekeliling yang sedang berkuatkuasa.

Tidak. Sesuatu persidangan/seminar/pameran/mesyuarat/kursus/bengkel/majlis rasmi Kerajaan Negeri dan sebagainya tidak boleh dilaksanakan tanpa memohon kelulusan pengecualian Pekeliling Jabatan Ketua Menteri Bilangan 1 Tahun 2016.

Adalah diingatkan bahawa semua Ketua Jabatan selaku Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab memastikan segala peraturan dan arahan dipatuhi serta tidak berlaku sebarang ketirisan peruntukan, penyelewengan, rasuah dan salah guna kuasa. Kegagalan mematuhi arahan ini boleh disifatkan sebagai ingkar perintah, tidak bertanggungjawab dan tidak berintegriti serta boleh dikenakan tindakan tatatertib di bawah Peraturan-Peraturan Perkhidmatan Awam Negeri Sabah 2008 (Kelakuan dan Tatatertib).

Pihak Kementerian, Jabatan, Badan-Badan Berkanun, Agensi Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan hendaklah mengemukakan surat rasmi bertulis yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan yang menyatakan maklumat terperinci, justifikasi dan melampirkan bersama dokumen-dokumen sokongan yang lengkap.

Contoh Dokumen Sokongan

Sekiranya didapati terdapat keperluan mendesak dan berdasarkan justifikasi yang kukuh, pihak Kementerian, Jabatan, Badan-Badan Berkanun, Agensi Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan boleh memohon untuk pengecualian Pekeliling Jabatan Ketua Menteri Bilangan 1 Tahun 2016 dengan mengemukakan surat permohonan rasmi bertulis kepada Setiausaha Kerajaan Negeri.

Permohonan ini hendaklah dikemukakan oleh Ketua Jabatan Kementerian, Jabatan, Badan-Badan Berkanun, Agensi Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan sebelum melaksanakan sesuatu perkara yang memerlukan pengecualian.

Kementerian, Jabatan, Badan-Badan Berkanun, Agensi Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan boleh memohon pengecualian pemakaian Pekeliling ini atas sebab-sebab yang mendesak dan tidak dapat dielakkan. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum pelaksanaan kepada Setiausaha Kerajaan Negeri.

Walaubagaimanapun, pengecualian ini hanya akan diberikan berdasarkan penelitian dan pertimbangan oleh Setiausaha Kerajaan Negeri.

Sekiranya pihak Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri mengesahkan keputusan permohonan telah disampaikan dan pihak Kementerian, Jabatan, Badan-Badan Berkanun, Agensi Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan tidak menerima e-mel keputusan, sila laksanakan perkara yang berikut:

Sistem iHemah menyampaikan keputusan menerusi e-mel rasmi Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri menerusi alamat pejabatskn.jkm[@]sabah.gov.my.

Penyampaian keputusan ini akan disahkan secara digital oleh Ketua Penolong Setiausaha, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri selaku penyampai keputusan kepada pihak pemohon yakni Ketua Jabatan kepada Kementerian, Jabatan, Badan-Badan Berkanun, Agensi Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan.

Dokumen kelulusan ini sah untuk digunapakai untuk tujuan rasmi khususnya dalam proses pembayaran kerana pihak Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri juga menyimpan salinan digital dan salinan fizikal kelulusan untuk rujukan sekiranya terdapat keperluan untuk pengesahan.

iHemah adalah sebuah sistem yang dibangunkan untuk memudahkan pengesanan perbelanjaan semua agensi yang memohon pengecualian Pekeliling Jabatan Ketua Menteri Bilangan 1 Tahun 2016.

Sistem ini menyampaikan keputusan permohonan pengecualian Pekeliling Jabatan Ketua Menteri Bilangan 1 Tahun 2016 kepada pihak Kementerian, Jabatan, Badan-Badan Berkanun, Agensi Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan.

Penyampaian keputusan hanya akan dibuat selepas mendapat pertimbangan daripada Setiausaha Kerajaan Negeri.